Удержания из зарплаты в 1С:ЗУП и ККТ: когда нужен чек

Проблема

Инженерный вопрос обычно звучит так: «В 1С:ЗУП удержали у сотрудника сумму из зарплаты — надо ли пробивать чек ККТ?». Универсального ответа нет. Для целей 54-ФЗ важно не само удержание из зарплаты, а экономическая природа операции: это расчет за товары, работы, услуги или компенсация/зарплатное удержание.

Ошибки возникают в двух крайностях:

1. Организация пробивает чеки на любые удержания: НДФЛ, алименты, исполнительные листы, ущерб, трудовые книжки, спецодежду.
2. Организация не пробивает чеки, когда фактически продает сотруднику собственные товары или услуги, а оплату закрывает удержанием из зарплаты.

Оба варианта опасны. В первом случае искажается кассовая выручка и фискальные данные. Во втором — есть риск нарушения порядка применения ККТ.

Короткое правило: если работодатель продает сотруднику товар, работу или услугу и удерживает стоимость из зарплаты, ККТ обычно нужна. Если удержание связано с оплатой труда, компенсацией ущерба, исполнительными документами или возмещением расходов, ККТ обычно не применяется.

Причина

По 54-ФЗ ККТ применяется организациями и ИП при осуществлении расчетов. В понятие расчета входят, в частности, прием или получение денежных средств за товары, работы, услуги, а также иное встречное предоставление за товары, работы, услуги.

Удержание из зарплаты может быть таким встречным предоставлением. Например, сотруднику передали продукцию организации, а деньги не приняли в кассу и не получили на расчетный счет, а удержали из ближайшей зарплаты. Для 54-ФЗ это не освобождение от ККТ: способ погашения задолженности не отменяет факт реализации.

Но не каждое удержание связано с реализацией. Например:

1. НДФЛ удерживается как налоговым агентом.
2. Алименты и иные исполнительные удержания перечисляются по исполнительным документам.
3. Возмещение ущерба работодателю — это компенсация, а не продажа товара.
4. Удержание стоимости трудовой книжки или вкладыша — компенсация расходов работодателя.
5. Удержание за услуги третьих лиц, если работодатель сам ничего не реализует сотруднику, не образует реализации работодателя.

ФНС в разъяснениях по удержаниям из зарплаты проводит именно это разделение: если организация реализует сотруднику принадлежащие ей товары, работы или услуги вне рамок оплаты труда, ККТ применяется; если удержание носит компенсационный характер или связано с трудовыми отношениями, расчета для целей ККТ может не быть.

Решение

1. Сначала классифицируйте удержание

Для каждой настройки удержания в 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии, 1С:ERP или 1С:КА нужно определить основание.

ККТ не нужна, если удержание относится к таким операциям:

1. НДФЛ.
2. Алименты.
3. Исполнительные листы.
4. Профсоюзные взносы, добровольные удержания в пользу третьих лиц, если работодатель не продает сотруднику товар или услугу.
5. Возмещение материального ущерба работодателю.
6. Компенсация стоимости трудовой книжки или вкладыша.
7. Возмещение стоимости спецодежды, инвентаря или имущества, если это именно компенсация затрат/ущерба, а не продажа товара.
8. Удержание за мобильную связь, питание, парковку и другие услуги третьих лиц, если работодатель только собирает деньги и перечисляет поставщику, а сам не является продавцом услуги.

ККТ нужна, если выполняются условия:

1. Организация или ИП передали сотруднику собственный товар, продукцию, работу или услугу.
2. Такая передача не оформлена как часть оплаты труда в натуральной форме по трудовому или коллективному договору.
3. Сотрудник погашает задолженность через удержание из зарплаты.

Типичные примеры:

1. Продажа сотруднику продукции собственного производства.
2. Продажа товаров со склада организации.
3. Платное питание в собственной столовой работодателя.
4. Платная парковка, если парковочное место или услугу предоставляет сам работодатель.
5. Услуги работодателя сотруднику на возмездной основе.

2. Определите момент формирования чека

Если товар или услуга передаются раньше, а оплата удерживается позже, безопасная схема — два этапа:

1. При передаче товара, работы или услуги сформировать чек с признаком способа расчета передача в кредит.
2. При удержании суммы из зарплаты сформировать чек на погашение задолженности, обычно с признаком оплата кредита.

Если удержание идет частями, чек формируется на каждую часть удержания. Момент расчета — дата выплаты зарплаты за минусом удержанной суммы, потому что именно в этот момент задолженность работника перед работодателем погашается удержанием.

3. Проверьте настройки в 1С

В 1С:ЗУП 8 для удержаний, по которым нужно формировать чеки, используются специальные настройки удержаний. По данным ИТС 1С, в актуальных материалах есть отдельная инструкция по настройке формирования чеков на удержание из зарплаты.

Общий порядок для внедрения:

1. Откройте справочник удержаний: Настройка → Удержания.
2. Найдите удержание, используемое для продажи сотруднику товара или услуги.
3. Проверьте назначение удержания. Для чеков ККТ обычно используются удержания, связанные с расчетами по прочим операциям с работниками или удержаниями в пользу третьих лиц, если они настроены как оплата за товары/услуги.
4. Убедитесь, что удержание участвует в формировании данных для кассового чека.
5. Проверьте обмен с бухгалтерской базой, если чеки печатаются в 1С:Бухгалтерии.
6. В 1С:Бухгалтерии проверьте разделы, связанные с Очередью чеков ККТ, кассовым рабочим местом и подключаемым оборудованием.
7. После начисления зарплаты и формирования ведомости убедитесь, что чек попал в очередь и был фискализирован на ККТ.

Если учет зарплаты ведется в 1С:Бухгалтерии, а не в 1С:ЗУП, операцию часто приходится оформлять через документы взаиморасчетов, например через корректировку задолженности, с последующим формированием чека.

4. Не смешивайте зарплатные удержания и продажи

Для автоматизации лучше завести разные виды удержаний:

1. Удержание по исполнительному листу — без ККТ.
2. Возмещение ущерба — без ККТ.
3. Компенсация трудовой книжки — без ККТ.
4. Продажа товаров сотруднику с удержанием из зарплаты — с ККТ.
5. Погашение займа сотрудника — отдельно, с анализом назначения займа.

Это снижает риск, что бухгалтер случайно включит ККТ для исполнительного листа или, наоборот, не пробьет чек при продаже продукции сотруднику.

Что проверить дальше

1. Есть ли договор, заявление сотрудника или иной документ, из которого видно основание удержания.
2. Кто является продавцом товара или услуги: работодатель или третье лицо.
3. Предусмотрена ли натуральная форма оплаты труда трудовым или коллективным договором.
4. Не превышает ли натуральная часть оплаты труда ограничение, установленное трудовым законодательством.
5. Не оформлена ли продажа сотруднику как компенсация, хотя фактически это реализация товара.
6. Есть ли в 1С отдельный вид удержания для операций с ККТ.
7. Формируются ли чеки при частичном удержании из нескольких выплат.
8. Передаются ли фискальные документы через ОФД.
9. Актуальна ли прошивка ККТ и поддерживает ли она используемый формат фискальных документов.
10. Если продается маркированный товар сотруднику, передаются ли сведения по маркировке в установленном порядке.

Что нового

За последние 12 месяцев были изменения, которые не меняют саму логику удержаний из зарплаты, но важны для настройки ККТ и 1С.

1. В материалах ИТС 1С от 21.08.2025 опубликована отдельная инструкция по настройке формирования чеков на удержание из зарплаты в 1С:ЗУП 8, ред. 3. Это полезно для проверки внедренной схемы в зарплатной базе.
2. 54-ФЗ действует в редакции с изменениями, вступившими в силу в 2025 году. При проверке спорных операций нужно ориентироваться на актуальную редакцию закона, а не на старые методички периода перехода на онлайн-кассы.
3. ФНС в конце 2025 года обращала внимание пользователей ККТ на необходимость обновления программного обеспечения касс для отражения новой ставки НДС 22% с 01.01.2026. Если организация продает сотрудникам товары или услуги с НДС и удерживает оплату из зарплаты, кассовое ПО должно корректно формировать чек с актуальной ставкой.

Источники

• Федеральный закон № 54-ФЗ, статья 1.2, КонсультантПлюс — общие правила применения ККТ при расчетах.
• Понятие «расчет» по 54-ФЗ, КонсультантПлюс — подборка по определению расчетов для целей применения ККТ.
• Удержание из заработной платы за товар и ККТ, КонсультантПлюс — подборка разъяснений по удержанию стоимости товаров из зарплаты.
• Применение ККТ при постоплате, ГАРАНТ — порядок формирования чеков при передаче товара с последующим удержанием из зарплаты.
• При удержаниях из зарплаты сотрудников касса не нужна, ГАРАНТ — разъяснение по удержаниям за услуги работодателя и третьих лиц.
• Какие настройки сделать в 1С:ЗУП 8, чтобы формировать чеки на удержание из зарплаты, ИТС 1С — инструкция по настройке чеков в зарплатной программе.
• Для соответствия новым требованиям необходимо обновить программное обеспечение ККТ, ФНС — информация ФНС об обновлении ПО ККТ для корректного отражения ставки НДС 22%.