Назад к блогу
•Егор Инженеров•1С

ЭПД и электронный документооборот в 1С: что меняется и как подготовиться

Разбираем, как развивается электронный документооборот в логистике и смежных областях, какие изменения уже вступили в силу и что настроить в 1С заранее, чтобы не остановить обмен документами.

эпдэлектронный-документооборот1с-бухгалтерияэдоеаэсндсэлектронные-документы

Проблема

Предприниматели все чаще слышат про ЭПД и ожидают, что требования к электронным документам в логистике будут расширяться. Практический вопрос обычно звучит так: что именно поменяется, как не пропустить обязательные настройки и что заранее сделать в 1С, чтобы обмен документами не сорвался в момент запуска.

Сразу важная оговорка: в найденных материалах базы знаний нет отдельного обзора с календарем будущих изменений именно по ЭПД как классу перевозочных документов. Но в базе есть несколько показательных источников о том, как 1С развивает обмен электронными документами и как уже меняются правила по смежным электронным документам и обязанностям участников. По этим материалам видно общий вектор: больше формализованного электронного обмена, больше привязки к утвержденным форматам и больше требований к роли посредника, маршрутам подписания и корректной настройке 1С.

Например, в статье по импорту через комиссионера прямо зафиксировано изменение с 01.01.2024: при ввозе товаров из государств ЕАЭС по договорам комиссии, поручения и агентским договорам обязанность по исчислению и уплате НДС возлагается на комиссионера или агента, а не на комитента. Это установлено п. 4 ст. 151 НК РФ. В том же материале 1С показывает, как такие изменения отражаются в учете и электронных регистрах, а сама статья подготовлена на релизе 3.0.151 программы 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0.
Источник: Импорт товаров из государств-членов ЕАЭС через комиссионера (позиция комитента)

Причина

Главная причина изменений — государство и учетные системы переводят значимые документы в формализованный электронный обмен. Это касается не только счетов-фактур и заявлений о ввозе, но и в целом логики работы с электронными документами: кто подписывает, кто отправляет, кто получает подтверждение, кто отвечает за корректировку.

В найденной базе это хорошо видно по двум группам материалов.

Первая — нормативные изменения. В уже упомянутой схеме с ЕАЭС посредник обязан не только исчислить и уплатить налог, но и подать специальную декларацию и комплект документов, а налоговый орган подтверждает уплату в течение 10 рабочих дней. Эта логика закреплена в п. 20 Протокола о порядке взимания косвенных налогов и п. 6 Приложения 2 к Протоколу об обмене информацией.
Источники: Протокол о косвенных налогах, п. 20, письмо Минфина России от 20.03.2024 № 03-07-13/1/24930, письмо ФНС России от 04.04.2024 № СД-4-3/3936@

Вторая — технологические настройки 1С. В документации из базы знаний прямо сказано, что обмен электронными документами из программы соответствует действующему законодательству и форматам обмена, утвержденным ФНС. Для такой работы нужно заранее настроить электронную подпись, шифрование, сервисы ЭДО, а при необходимости — автоматическую или отложенную отправку, автоматическую проверку новых документов и маршруты подписания.

То есть бизнесу важно готовиться не к одной «кнопке ЭПД», а к целой модели работы: сертификаты, ответственные, правила отправки, контроль входящих и архив подтверждений.

Решение

Подготовку к изменениям вокруг ЭПД разумно строить в трех направлениях: процессы, 1С и договорная часть.

1. Назначьте роли в процессе обмена документами.
По найденным материалам видно, что в электронном обмене критично, кто именно выступает стороной документа и кто несет обязанность по его подаче или подписанию. Если у вас есть перевозчики, экспедиторы, агенты или комиссионеры, заранее определите:

  • кто формирует документ;
  • кто его подписывает;
  • кто получает подтверждение оператора;
  • кто отвечает за исправления и корректировки;
  • кто хранит подтверждающие файлы.

Это особенно важно, если в цепочке участвует посредник. В 2024 году по ряду операций через посредника уже меняется распределение обязанностей, и этот подход вполне показывает общий тренд регулирования.
Источник: п. 4 ст. 151 НК РФ

2. Проверьте, что в 1С включен электронный обмен как механизм, а не только отдельный сервис.
В материалах базы по настройке обмена электронными документами для 1С рекомендуется:

  • включить «Электронные подписи»;
  • открыть настройки электронной подписи и шифрования;
  • добавить сертификат из установленных на компьютере либо оформить заявление на выпуск сертификата;
  • при нескольких подписантах настроить маршруты подписания;
  • включить «Сервисы ЭДО»;
  • при необходимости включить «Отложенную отправку электронных документов».

Для бизнеса это базовый минимум. Если не настроить подпись и маршруты заранее, проблема проявится не на этапе подготовки документа, а в день, когда его нужно срочно отправить контрагенту или оператору.

3. Включите автоматические сценарии обмена.
В документации 1С из базы отдельно указаны настройки, которые полезны для любого формализованного электронного документооборота:

  • отправлять электронные документы автоматически;
  • проверять наличие новых электронных документов;
  • получать электронные документы автоматически;
  • отправлять документы на ознакомление;
  • отправлять входящие документы на утверждение;
  • помечать на удаление обработанные пакеты автоматически.

Если компания собирается масштабировать ЭПД, эти настройки важнее, чем кажется. Без них обмен быстро превращается в ручной контроль почты и статусов.

4. Обновите 1С до релиза, который поддерживает актуальную логику обмена.
В найденной базе конкретные сценарии 2024 года уже описаны на 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0, релиз 3.0.151. Это не означает, что только этот релиз подходит для ЭПД, но показывает принцип: новые правила и новые коды операций появляются в актуальных релизах, а не в старых установках.
Источник: Импорт товаров из государств-членов ЕАЭС через комиссионера (позиция комитента)

5. Закрепите в договорах электронный порядок обмена.
Даже идеально настроенная 1С не решит проблему, если контрагент не согласован на электронный обмен, не определены ответственные и нет понятного порядка исправлений. Для ЭПД это особенно важно, потому что перевозочные процессы чувствительны к срокам и статусам документа.

6. Проверьте сценарии корректировок и возвратов.
В базе 1С много внимания уделено тому, что электронные документы — это не только первичная отправка, но и корректировки, сторнирование, возвраты, перевыставление и регистрация в книгах покупок и продаж. Для ЭПД логика та же: заранее нужно понимать, как в вашей компании будут оформляться изменения маршрута, исправления реквизитов, отмена или перевыпуск документа.

Что проверить дальше

Перед запуском или расширением ЭПД в компании стоит пройти короткий чек-лист.

Первое — релиз программы.
Если база давно не обновлялась, есть риск, что нужные форматы, коды операций или сценарии обмена не поддерживаются. Практический ориентир по найденным материалам: изменения 2024 года уже отражались в ред. 3.0, релиз 3.0.151.
Источник: Импорт товаров из государств-членов ЕАЭС через комиссионера (позиция комитента)

Второе — сертификаты и право подписи.
Сертификат должен быть действующим, криптопровайдер — установленным, а маршруты подписания — настроенными на реальных сотрудников.

Третье — автоматический обмен.
Если документы будут отправляться и приниматься вручную, система начнет тормозить уже на небольшом объеме.

Четвертое — роль посредников.
Если в перевозке участвуют агент, комиссионер или экспедитор, проверьте, не меняется ли именно для него обязанность по формированию или подаче документов. На смежных участках учета такие изменения уже действуют с 2024 года.
Источники: п. 4 ст. 151 НК РФ, письмо ФНС России от 04.04.2024 № СД-4-3/3936@

Пятое — архив подтверждений.
Сохранять нужно не только сам документ, но и статусы, квитанции, подтверждения оператора и сведения о получении другой стороной.

Если нужна следующая статья именно с фокусом на ЭПД в перевозке — с разбором процессов перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя, — для нее потребуется отдельная подборка материалов из базы знаний именно по электронным перевозочным документам. В текущей базе нашлись в основном смежные нормы и настройки электронного обмена в 1С.

Что нового

За последние 12 месяцев ключевое изменение по теме ЭПД — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ: с 1 сентября 2026 года часть перевозочных и экспедиторских документов должна оформляться в электронном виде и направляться в ГИС ЭПД. ФНС в 2026 году дополнительно разъяснила, что перейти на ЭПД можно заранее: выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД, проверить готовность учетной системы, электронных подписей и маршрутов подписания.

Также принято Постановление Правительства РФ от 14.02.2026 № 139, которым утверждено положение о национальной цифровой транспортно-логистической платформе «ГосЛог»; постановление вступило в силу с 1 марта 2026 года. Кроме того, Приказом ФНС России от 13.08.2025 № ЕД-7-26/717@ утверждены форматы электронного единого транспортного документа, что показывает расширение набора формализованных транспортных документов.

Источники