Назад к блогу
•Егор Инженеров•ЭДО

Обязательный транспортный ЭДО с 1 сентября 2026 года: как подготовиться

С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов переходит в обязательный электронный формат. Разбираем, кого затронут изменения и что нужно проверить заранее.

эпдтранспортный-эдоэтрнэлектронные-перевозочные-документыгис-эпдмчдэдо

Проблема

Инженерный вопрос касается ЭПД — электронных перевозочных документов. Для предпринимателей это уже не «экспериментальный ЭДО», а обязательный контур, к которому нужно подготовить учетные программы, сотрудников и контрагентов.

Ключевая дата — 1 сентября 2026 года. С этой даты, по информации ФНС, часть перевозочных документов нужно будет оформлять в электронном виде через операторов ИС ЭПД с передачей сведений в ГИС ЭПД.

Под обязательный электронный формат попадают:

  1. Транспортные накладные.
  2. Заказы и заявки на перевозку.
  3. Поручение экспедитору.
  4. Экспедиторские расписки.
  5. Складские расписки.
  6. Транспортные железнодорожные накладные.
  7. Авиационные грузовые накладные.

Изменения затрагивают не только перевозчиков. В цепочке участвуют грузоотправители, грузополучатели, экспедиторы, собственники груза, логисты, кладовщики и бухгалтерия. Даже если компания только получает товар, ей может потребоваться подписывать свой титул электронной транспортной накладной при приемке груза.

Для малого бизнеса риск в том, что ЭПД требует не только включить кнопку в программе. Нужно заранее проверить ЭП, МЧД, оператора ИС ЭПД, роуминг с контрагентами, справочники в учетной системе и фактический процесс отгрузки/приемки.

Причина

Основная причина изменений — переход транспортной отрасли на обязательный транспортный ЭДО. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внес изменения в регулирование транспортно-экспедиционной деятельности и связанные акты. ФНС на своей странице «Обязательный транспортный ЭДО» прямо указывает, что с 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов должна быть переведена в электронный формат.

Важно понимать архитектуру процесса:

  1. Предприниматель или организация не отправляет документы напрямую в ГИС ЭПД.
  2. Для обмена используется оператор информационной системы электронных перевозочных документов — оператор ИС ЭПД.
  3. Оператор обеспечивает оформление, обмен между участниками перевозки и передачу сведений в ГИС ЭПД.
  4. Участники подписывают свои части документа электронной подписью.
  5. Если подписывает не руководитель организации и не сам ИП, а сотрудник, нужна КЭП физлица и машиночитаемая доверенность.

Отдельная сложность — многосубъектность перевозки. В обычном УПД участвуют продавец и покупатель, а в ЭТрН минимум несколько ролей: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. В отдельных сценариях добавляются экспедитор, водитель, медицинский работник, механик, фрахтователь. Поэтому учетная программа должна не просто хранить документ, а поддерживать последовательность титулов, статусы и обмен с внешними участниками.

Решение

Подготовку лучше разбить на организационный и технический блоки.

  1. Определить, какие перевозки есть в бизнесе

    Нужно описать реальные сценарии:

    1. Компания сама отправляет груз покупателям.
    2. Компания получает товар от поставщиков.
    3. Компания нанимает перевозчика.
    4. Компания работает через экспедитора.
    5. Компания сама оказывает услуги перевозки.
    6. Есть собственный транспорт и путевые листы.
    7. Есть маркированный товар, прослеживаемые товары или грузы с особыми требованиями.

    От этого зависит, какие документы нужны: ЭТрН, электронный заказ/заявка, электронный путевой лист, экспедиторские документы.

  2. Выбрать оператора ИС ЭПД

    Оператор должен быть аккредитован. ФНС ведет страницу по операторам ИС ЭПД и указывает, что такие операторы предоставляют услуги по оформлению ЭПД и передают документы в ГИС ЭПД.

    При выборе нужно проверить:

    1. Есть ли оператор в реестре.
    2. Поддерживает ли нужные форматы ЭПД.
    3. Есть ли роуминг с операторами ваших контрагентов.
    4. Есть ли модуль для 1С.
    5. Поддерживается ли мобильная работа водителей.
    6. Как тарифицируются документы.
    7. Как работает техподдержка при сбоях в отгрузке.

  3. Подготовить электронные подписи и МЧД

    Минимально нужно проверить:

    1. Действующую КЭП руководителя или ИП.
    2. КЭП сотрудников, которые будут подписывать документы.
    3. МЧД на сотрудников, если они подписывают от имени организации или ИП.
    4. Настройки доверенностей у оператора ЭДО и в учетной программе.
    5. Сроки действия сертификатов.

    Ошибка на этом этапе приведет к тому, что кладовщик или логист увидит документ, но не сможет законно его подписать.

  4. Обновить учетную систему

    Для пользователей 1С базовая рекомендация — обновить конфигурацию до актуального релиза и проверить поддержку 1С-ЭПД.

    По данным 1С, сервис 1С-ЭПД поддерживает утвержденные форматы электронных перевозочных документов для автотранспорта, включая:

    1. Электронную транспортную накладную.
    2. Электронный путевой лист.
    3. Электронный заказ/заявку.
    4. Электронный договор фрахтования.
    5. Электронный заказ-наряд.
    6. Электронную сопроводительную ведомость.

    Для транспортных компаний и организаций с собственным автопарком стоит отдельно проверить отраслевые решения. На странице 1С:Управление Автотранспортом ПРОФ указана интеграция с 1С-ЭПД, сценарии для грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей, а также поддержка ЭТрН, ЭПЛ, заказа/заявки и других ЭПД.

  5. Настроить ЭДО в учетной программе

    В типовом проекте настройки включают:

    1. Подключение организации к 1С-ЭДО или другому сервису оператора.
    2. Проверку учетной записи абонента ЭДО.
    3. Подключение сервиса 1С-ЭПД, если используется экосистема 1С.
    4. Настройку обмена с контрагентами.
    5. Отправку и прием приглашений к ЭДО.
    6. Проверку роуминга, если контрагент работает через другого оператора.
    7. Настройку пользователей, ролей и прав подписи.
    8. Привязку сертификатов КЭП.
    9. Загрузку или оформление МЧД.

    В документации its.1c.ru по 1С-ЭПД указано, что каждому участнику перевозки нужно быть подключенным к 1С-ЭДО, а между участниками должны быть сделаны настройки ЭДО — приглашения к обмену должны быть отправлены и приняты.

  6. Проверить справочники

    Перед тестовым запуском нужно привести в порядок данные:

    1. Организации: ИНН, КПП, адреса, подписанты.
    2. Контрагенты: грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, экспедиторы.
    3. Договоры: условия перевозки, наличие договора об организации перевозки.
    4. Склады: адреса погрузки и разгрузки.
    5. Номенклатура: наименования, единицы измерения, вес, объем, упаковка.
    6. Транспортные средства: госномера, прицепы, владельцы.
    7. Водители: ФИО, документы, телефоны, привязка к мобильному приложению, если используется.
    8. Маршруты: точки погрузки, разгрузки, переадресовки.

    Чем хуже заполнены справочники, тем больше ручной работы будет при создании ЭТрН.

  7. Настроить рабочие места

    Для бухгалтерии недостаточно видеть только итоговый документ. Нужны рабочие места для разных ролей:

    1. Логист создает или проверяет заказ/заявку.
    2. Кладовщик подтверждает погрузку или приемку.
    3. Водитель работает с мобильным приложением или получает QR/ссылку.
    4. Бухгалтер контролирует завершенность ЭДО.
    5. Руководитель или уполномоченный сотрудник подписывает документы.
    6. Администратор ЭДО отслеживает ошибки обмена.

    В 1С:Управление Автотранспортом для электронных документов используется рабочее место ЭДО и статусы документов. Для компаний без отраслевой конфигурации нужно проверить, достаточно ли возможностей типовой учетной программы или потребуется внешний модуль оператора.

  8. Провести пилот

    До 1 сентября 2026 года лучше провести тест:

    1. Выбрать одного постоянного перевозчика.
    2. Выбрать одного грузополучателя.
    3. Оформить несколько ЭТрН в электронном виде.
    4. Проверить подписание всех титулов.
    5. Проверить передачу в ГИС ЭПД через оператора.
    6. Проверить, видит ли бухгалтерия завершенный документ.
    7. Зафиксировать ошибки и изменить регламент.

    ФНС указывает, что переход с учетом подключения контрагентов и тестирования обычно занимает от двух до шести месяцев. Поэтому откладывать настройку на август 2026 года рискованно.

Что проверить дальше

  1. Есть ли в компании перевозки наемным транспортом

    Если да, почти наверняка потребуется ЭТрН и электронный заказ/заявка.

  2. Кто фактически подписывает документы

    Если это кладовщик, логист, диспетчер или менеджер, проверьте КЭП и МЧД.

  3. Подключены ли контрагенты

    ЭПД не заработает в одиночку. В цепочке должны быть готовы грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и при необходимости экспедитор.

  4. Поддерживает ли ваша версия программы ЭПД

    В 1С нужно проверить актуальность конфигурации, наличие сервиса 1С-ЭПД, подключение 1С-ЭДО и доступность нужных документов.

  5. Готовы ли мобильные сценарии

    Если водитель участвует в подписании или подтверждении этапов, нужно заранее проверить мобильное приложение, права пользователя, сертификат или другой поддерживаемый способ подписания.

  6. Настроен ли архив

    Нужно понимать, где искать завершенные ЭПД, как их выгружать для проверки, как подтверждать расходы и как отвечать на запросы контролирующих органов.

  7. Обновлены ли договоры с перевозчиками

    В договорах желательно закрепить использование ЭПД, оператора, порядок подписания, сроки подписания титулов и ответственность за задержки.

Что нового

За последние 12 месяцев произошли существенные изменения.

  1. Принят Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ

    Он изменил регулирование транспортно-экспедиционной деятельности и стал основой обязательного перехода на транспортный ЭДО с 1 сентября 2026 года.

  2. ФНС в 2026 году разъяснила порядок перехода

    На странице «Обязательный транспортный ЭДО» ФНС описала документы, участников, алгоритм перехода, необходимость КЭП/МЧД, выбор оператора ИС ЭПД и тестирование процессов.

  3. Актуализируется инфраструктура операторов ИС ЭПД

    ФНС публикует сведения об операторах ИС ЭПД и форматах, реализованных операторами, включая роуминг.

  4. 1С развивает сервис 1С-ЭПД

    В материалах 1С за 2026 год отдельно рассматривается переход с 1 сентября 2026 года, работа с ЭТрН, электронными заказами/заявками и использование сервиса 1С-ЭПД в экосистеме 1С.

  5. ФНС обновила технические материалы по форматам

    На странице приказа ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ размещены приложения и xsd-схемы, включая схемы, действующие с 01.01.2026.

Источники