1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом

Решение предназначено для автоматизации процессов инвентаризации и управления объектами имущества с применением современных средств автоматической идентификации (RFID и штрихкодирование) на предприятиях различных отраслей.

"1С:Инвентаризация и управление имуществом" позволяет оптимизировать процессы и решить основные проблемы, актуальные для предприятий, имеющих существенное количество основных средств:

3. Производственные предприятия, сельское хозяйство:

4. Отделы информационных технологий на коммерческих предприятиях:

5. Производственные предприятия, производящие продукцию из спиртов и дистиллятов собственного производства:

6. Отели, пансионаты, санатории, дома отдыха:

7. Предприятия общественного питания:

8. Строительные компании:

Решение состоит из двух основных компонентов: учетной и мобильной:

● Учетная компонента (конфигурация "Инвентаризация и управление имуществом"), реализует функции учета имущества и получения отчетности. Учетная компонента не является самостоятельным программным продуктом, для ее работы необходимо наличие установленной платформы "1С:Предприятие 8.3".

● Мобильное приложение (МП) для устройств под управлением ОС Android, позволяет автономно совершать наиболее актуальные операции с имуществом посредством смартфонов, планшетов и ТСД (радиотерминалов сбора данных), в т.ч. оснащенных аппаратными средствами для автоматической идентификации – сканером штрих-кодов или RFID-считывателем.

Конфигурация "Инвентаризация и управление имуществом" поставляется без какой-либо аппаратной или программной защиты, а также не имеет закрытых для изменения участков кода. Отсутствие закрытых для изменений участков кода позволит при необходимости более гибко и детально проводить адаптацию решения к самым сложным бизнес – процессам пользователей.

В подсистеме реализованы следующие функции:

● доступ к реестру имущества непосредственно с ТСД;

● получение информации об объекте имущества по RFID-метке и/или ранее присвоенному штрихкоду;

● получать сведения о списке имущества в разрезе МОЛ, мест расположения;

● поиск объектов имущества;

● осуществлять осмотр имущества;

● проводить комплектация и разукомплектацию ОС;

● присвоение RFID-метки и штрихкода объектам имущества, расположениям, физическим лицам и печать этикеток;

● проведение инвентаризации как в разрезе одного расположения, так и в рамках заданного списка и проведение инвентаризации в разрезе материально-ответственного лица;

● регистрация вновь поступившего имущества;

● учет отдельных компонентов объектов имущества в процессе инвентаризации;

● создание документов выдачи, возврата, передачи имущества и присвоения RFID меток непосредственно с ТСД с возможностью перезаписи TAG ID метки;

● проведение диагностических осмотров непосредственно с ТСД.

Нормативно-справочная информация (НСИ) включает в себя набор классификаторов, справочников, словарей, стандартов, регламентов, используемых предприятием. Нормативно-справочную информацию в системах автоматизации деятельности компании можно считать самостоятельной компонентой — подсистемой, требующей своего управления. Ведение справочников подсистемы возможно как на стороне учетной компоненты, так и с помощью импорта централизованных справочников из учетных систем 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP Управление предприятием. Сама учетная система может в свою очередь выступать в роли мастер-системы для других информационных баз.

Ведение справочников Типы имущества и Места расположения позволяет гибко структурировать и классифицировать информацию об используемом имуществе и аналитике его хранения для последующих инвентаризаций и операций перемещения.

Благодаря возможности разделения имущества по счетам учета обеспечивается интеграция учетной части с системами регламентированного учета, в которых имущество разделяется на основные средства, материалы и инвентарь, как на балансе, так и за балансом.

Подсистема Управление имуществом позволяет вести единый учет всех объектов имущества, с контролем количества, типов, ответственных, статусов и т.д.; получать актуальную информацию об объектах имущества и выполнять ее оперативное обновление в соответствии с требованиями.

Помимо движимого имущества (например, автомобиль, мебель, одежда, инвентарь и другие виды), в системе можно вести и реестр недвижимого имущества (например, здания, сооружения, земельные участки и другие виды) с возможностью хранения связанной с имуществом дополнительной информации: правоустанавливающих документов, страховых полисов, инструкции по эксплуатации и иных документов, а также информации о географическом месторасположении объектов с возможностью их отображения на электронных картах.

Предусмотрена возможность отображения месторасположения объектов имущества на Яндекс.Картах (при наличии подписки на сервис правообладателя карт, согласно выбранному тарифу).

Подсистема предоставляет пользователю возможность регистрации в системе процессов, связанных с управлением имуществом.

Такими процессами являются:

● Регистрация имущества;

● Возврат имущества;

● Выдача имущества;

● Передача имущества;

● Списание имущества;

● Выбытие имущества.

Система предоставляет пользователю возможность регистрации операций, связанных с управлением имуществом, таких как регистрация имущества, выдача в подразделения, возврат на склад, списание и т.п. Перечень возможных операций с имуществом может быть гибко настроен самими пользователями системы в зависимости от внутренних бизнес-процессов. Возможности настройки позволяют изменять реквизитный состав операций, фильтры отбора объектов имущества, обязательность заполнения и предопределённые значения реквизитов.

Существует возможность задания произвольных атрибутов для каждого типа имущества. К каждому объекту имущества может быть привязана дополнительная информация в виде правоустанавливающих документов, свидетельств, лицензий, гарантий и т.п.

В системе реализован сквозной учет всего имущества с возможностью использования префиксов инвентарных номеров для разных типов имущества. Также возможно формирование инвентарного номера по заданному в системе шаблону.

Для учета старых объектов имущества, уже имеющих неструктурированные инвентарные номера, имеется возможность быстрого подбора как по старому инвентарному номеру, так и новому, присвоенному учетной системой.

С помощью отдельного документа ввода начальных остатков можно быстро загрузить данные об уже имеющемся имуществе. В документе имеется возможность загрузки данных из табличных документов (например, MS Excel), а также сохранения идентификаторов объектов имущества для целей интеграции со смежными системами.

В системе ведется вся история по каждому объекту имущества.

Все операции связанные с перемещением имущества (возврат, выдача, передача, а также списание) осуществляется в системе с помощью документа Перемещение имущества.

Имущество может перемещаться между организациями, подразделениями, МОЛ, местами расположения и ответственными держателями. Также с помощью документа Перемещение имущества может быть изменен статус объекта имущества.

Документ Перемещение имущества в зависимости от типа операции трансформируется в соответствующий документ согласно выбранному типу операции. Состав реквизитов также предопределяется согласно выбранному типу операции перемещения.

В рамках мобильного приложения реализована возможность выполнять операцию Перемещения имущества с помощью ТСД, посредством автоматической идентификации (штрихкодирование или RFID).

Средства автоматической идентификации - штрихкодирование и радиочастотная идентификация (RFID) предназначены для автоматизации операций с объектами имущества, снижения влияния «человеческого фактора» и повышения производительности труда операторов системы.

Регистрация в системе нового штрих-кода и/или RFID метки производится в системе с помощью документа Назначение ШК и RFID.

В системе предусмотрена возможность ведения реестра карточек документов, относящихся к объектам имущества (разрешительные, правоустанавливающие, технические и прочие относящиеся к имуществу документы). На каждый такой документ в системе создается электронная карточка, имеющая уникальные для данного типа документа поля.

К карточке документа могут быть привязаны файлы. Например, скан-копии документов. Зарегистрированный документ может быть связан с одним или несколькими объектами имущества в Реестре имущества.

В системе может быть проведена процедура изменения инвентарных номеров. Причины изменения инвентарных номеров могут быть различны: ошибочно указан инвентарный номер при регистрации имущества (в случае ручного ввода), слияние организаций с приведением инвентарных номеров к единому шаблону, по имуществу, по которому велся количественный учет, теперь будет вестись пообъектный учет и т.д.

В системе предусмотрена печать этикеток для маркировки объектов имущества. Печать этикеток можно осуществить из различных мест в системе:

• с Рабочего стола;
• из реестра имущества (форма списка справочника Имущество);
• из карточки объекта имущества (форма элемента справочника Имущество).

Система предоставляет пользователю возможность проводить регулярные инвентаризации имущества. В ходе процесса инвентаризации производится автоматическое сопоставление данных, соответствующих последней инвентаризации с актуальным состоянием. По результатам инвентаризации могут быть распечатаны все необходимые регламентированные формы. Также при необходимости можно быстро и удобно создать документы перемещения и выбытия по результатам инвентаризации с помощью механизма ввода на основании.

Для максимальной эффективности процесса инвентаризации рекомендуется выполнять данную задачу с применением мобильного терминала сбора данных, оснащенного RFID-считывателем. Для этого в мобильном клиенте предусмотрена соответствующая функциональность. По результатам работы оператора ТСД табличная часть документа Инвентаризация заполняется из мобильного клиента.

Для интеграции с системами регламентированного учета предусмотрено автоматическое разделение документов инвентаризации по организациям, подразделениям, складам и материально-ответственным лицам.

Для различных мест хранения можно указывать отдельные опции инвентаризации (частота проведения, ответственные лица, включения в плановые значения объектов имущества, находящихся в дочерних местах расположения и т.д.). Сотрудники могут создавать задания на инвентаризацию с указанием сроков проведения и возможностью проверки результатов ее проведения.

Регистрация результатов инвентаризации по каждому объекту имущества производится в документе Инвентаризация. При проведении инвентаризации учетные данные по каждому объекту имущества сравниваются с фактическими данными, полученными в результате инвентаризации.

Диагностические осмотры имущества проводятся с целью контроля значений показателей по каждому объекту имущества и анализа отклонений. По результатам анализа могут быть приняты какие-либо решения, например, отправки объекта имущества в ремонт.

В системе реализованы следующие функции:

• проведение осмотра состояния имущества, с указанием значений каждого контролируемого показателя как на экране мобильного терминала сбора данных, так и непосредственно в учетной компоненте;
• регистрация данных по диагностическим осмотрам в системе.

Состав показателей определяется для каждого объекта имущества (типа имущества). Максимальная эффективность данной операции достигается при использовании мобильного терминала сбора данных, оснащённого RFID-считывателем.

Данная функциональность служит для регистрации потребностей подразделений в необходимом имуществе, а также для формирования заказов на закупку поставщикам имущества и контроля их исполнения.

Потребности в имуществе могут удовлетворяться путем закупки нового имущества у поставщика или из имеющихся запасов (со склада). Также существует возможность отклонения потребностей.

Заказы на закупку оформляются на основании введенной информации о потребностях и могут проходить процедуру согласования. Потребность в имуществе и статусы заказов на закупку могут контролироваться с помощью аналитических отчетов.

Данная подсистема служит для настроек подключения и обмена данными с мобильным приложением (МП). В ней возможна настройка конфигурации мобильного приложения – разделов и операций, доступных пользователям МП. Тут же доступна настройка подключения МП, настройки пользователей, узлов МП. Дополнительно можно настроить принтеры и шаблоны этикеток.

Подсистема "Обработка событий" позволяет настраивать события, которые должны произойти в системе в зависимости от типа исходного действия и настроенных правил обработки.

Настройка Правил обработки событий доступна только пользователям с правами Администратор.

В системе существует три типа исходного действия:

● Перемещение имущества;

● Изменение значения показателей;

● Загрузка документа "Регистрация имущества" из внешней системы.

Существует возможность отбора объектов по каждому из типов исходного действия по реквизитам (например, по Организации, признаку проведения, и пр.).

По каждому из типов исходного действия возможно настроить несколько алгоритмов обработки:

● Создать задачу;

● Создать комплект;

● Списать имущество;

● Произвольный алгоритм.

Начальная страница располагает набором основных инструментов необходимых в работе пользователя. На нее вынесены наиболее часто используемые функции. При необходимости можно перенести необходимые команды на панель дополнительно.

В программе представлен набор различных видов отчетов, позволяющих осуществлять разносторонний анализ в отношении эксплуатации имущества организации.

В конфигурации имеются широкие возможности настройки каждого отчета. Причем, в зависимости от настроек, форма отчета также может меняться.

Все отчеты, представленные в конфигурации, можно экспортировать в таблицу MS Excel и использовать вне информационной базы.

В системе пользователь может сформировать отчет с предложенными системой настройками или установить свои настройки.

Обеспечивается интеграция с внешними программами отечественных и зарубежных разработчиков (например, системами управления ресурсами предприятия, бухгалтерскими системами) и оборудованием (например, терминалов сбора данных, принтеров этикеток) на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных, поддерживаемых платформой "1С:Предприятие 8.3".

В "1С:Инвентаризация и управление имуществом" предусмотрен обмен данными с типовыми решениями "1С:ERP Управление предприятием", "1С:Комплексная автоматизация", "1С:Бухгалтерия предприятия" (версии ПРОФ и КОРП) и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" (версии ПРОФ и КОРП) актуальных редакций.

Обмен данными осуществляется с помощью механизма файлового обмена в формате XML. В конфигурации предусмотрен двусторонний обмен данными, который может выполняться автоматически (по заданному расписанию) или вручную по требованию пользователя.

Решение "1С:Инвентаризация и управление имуществом" разработано на технологической платформе "1С:Предприятие 8.3", которая позволяет:

● обеспечить высокую надежность, производительность и масштабируемость системы;

● организовать работу с системой через Интернет, в режиме тонкого клиента или веб-клиент (через обычный интернет-браузер), в том числе в "облачном" режиме;

● создавать мобильные рабочие места с использованием планшетов и иных мобильных устройств;

● настраивать интерфейс для конкретного пользователя или группы пользователей с учетом роли пользователя, его прав доступа и индивидуальных настроек.